FIT OUT văn phòng là gì? Cần bao nhiêu lâu?

FIT out hay các công việc liên quan đến thiết kế, thi công văn phòng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh hiện nay. Là bước cần thiết để làm mới môi trường làm việc, thu hút nhân tài, giữ chân nhân viên, gây ấn tượng với khách hàng…

Tuy nhiên, nếu các công ty không hiểu rõ Fit Out văn phòng bao gồm những gì và làm như thế nào để tiết kiệm ngân sách nhất thì sẽ gây ra sự lãng phí lớn. Hãy cùng tìm hiểu khái niệm Fit Out văn phòng cùng THOffice qua bài viết này nhé!

I. FIT OUT văn phòng là gì?

Fit Out văn phòng còn được gọi là thiết kế mặt bằng, là quá trình chuyển đổi những gì ban đầu là một sàn thô thành một không gian có đầy đủ chức năng và sẵn sàng đưa nhân viên vào làm việc chính thức. Quy trình thường bao gồm các phần thi công sau: hệ thống điện chiếu sáng, điều hòa, cửa, sàn, tường, trần, PCCC.

Quá trình cải tạo thường mất 1-14 tuần, tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án. Các dự án lớn hơn đòi hỏi ánh sáng và cấu trúc phức tạp có thể mất tới 3 tháng để hoàn thành.

Khái niệm Fit Out cũng chính là quá trình trang trí văn phòng, mục đích của việc sắp đặt này là thay đổi diện mạo không gian cũ và hoàn thiện công năng của không gian cũ.

II. Những vấn đề cần lưu ý trong quá trình Fit out văn phòng

Việc tuân thủ các quy tắc đặt ra trong quá trình cải tạo sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch phù hợp mà không lo dự án bị chậm trễ. Một số cân nhắc chính bao gồm:

• Giấy phép xây dựng
• Hạn chế xây dựng của tòa nhà
• Kích thước không gian
• Thiết kế của tòa nhà phức tạp
• Vật liệu và thời gian thi công

Thật khó để đưa ra một mốc thời gian chính xác nếu chúng ta không biết các yêu cầu cụ thể của từng tòa văn phòng.

III. Mốc thời gian Fit Out Văn Phòng

1. Tìm dịch vụ tư vấn cho thuê văn phòng: 1 tuần

Thị trường bất động sản thương mại luôn thay đổi và các doanh nghiệp cần hiểu đầy đủ về các tòa nhà, xu hướng hiện tại, giá thuê, hợp đồng cho thuê…

Việc tìm kiếm một văn phòng để thuê có thể gặp rất nhiều khó khăn, vì vậy sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng chắc chắn sẽ giúp bạn tìm được văn phòng mới hiệu quả nhất và đơn giản hóa quá trình tìm kiếm một tòa nhà phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn.

THOffice là công ty chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng giá rẻ chuyên nghiệp tại Hà Nội. Với nguồn cung văn phòng rộng khắp các quận của Hà Nội, chúng tôi giúp khách hàng doanh nghiệp thuê các tòa nhà văn phòng hạng A, B, C một cách nhanh chóng, tiết kiệm và phù hợp nhu cầu sử dụng.

Với cơ sở dữ liệu sẵn có về các tòa nhà văn phòng, cùng với việc nắm vững đặc điểm của từng tòa nhà, chúng tôi giúp khách hàng đưa ra lựa chọn chính xác nhất.

2. Khảo sát hiện trạng văn phòng và đưa ra đề xuất: 1 – 4 tuần

Hiểu được bản chất và hoạt động của doanh nghiệp, cũng như đặc điểm sử dụng văn phòng của nhân viên, có thể giúp các công ty đưa ra quyết định hiệu quả về nơi làm việc mới.

Bằng cách đánh giá công việc hiện tại, bạn có thể ước tính những gì vị trí mới sẽ yêu cầu. Điều này giúp cho việc khảo sát cũng như tư vấn văn phòng mới thiết thực và đáp ứng chính xác nhu cầu doanh nghiệp.

Một cuộc khảo sát địa điểm thích hợp có thể kéo dài từ 1 đến 4 tuần, với 3 đến 20 tòa nhà để xem và triển khai càng sớm thì càng tiết kiệm được nhiều thời gian và ngân sách trong việc tìm kiếm không gian văn phòng.

> Tham khảo thêm các loại chi phí khi thuê văn phòng

3. Vẽ sơ đồ mặt bằng văn phòng: 1 tuần

Sơ đồ tầng phản ánh sự lựa chọn của bạn về không gian đáp ứng các yêu cầu và nhu cầu kinh doanh. Đây là một bước quan trọng để có ý tưởng ban đầu về cách sắp xếp văn phòng của bạn.

4. Đàm phán giá thuê văn phòng: 2-4 tuần

Bây giờ là lúc để tìm các giao dịch cho thuê văn phòng tốt nhất với chủ nhà. Phối hợp chặt chẽ với cố vấn của bạn trong quá trình này để đảm bảo bạn tận dụng tối đa hợp đồng mới của mình.

5. Chọn nhà thầu xây dựng văn phòng

Tham khảo ý kiến ​​các nhà thầu thiết kế và so sánh các đề xuất khác nhau để chọn giải pháp tốt nhất cho dự án của bạn. Sau khi chọn một nhà thầu, bạn có thể tiến hành bước tiếp theo ngay lập tức.

6. Xác định bố cục thiết kế

Thông qua các buổi hội thảo và gặp gỡ với đội ngũ thiết kế, doanh nghiệp sẽ nảy sinh ý tưởng và định hình diện mạo cho không gian mới thông qua cách bố trí văn phòng.

Đây là một điểm quan trọng trong quá trình đổi mới, nơi các quyết định cuối cùng được đưa ra và bất kỳ thay đổi nào đối với bản vẽ đều được thực hiện.

7. Tham khảo sản phẩm nội thất

Tìm đồ nội thất phù hợp với nhà thiết kế nội thất và nhóm của bạn. Bạn sẽ khám phá các vật liệu, màu sắc và kiểu dáng khác nhau trong xưởng hoặc ghé thăm phòng trưng bày để tìm đồ nội thất phù hợp cho văn phòng của mình.

8. Đặt mua nội thất

Thời gian nhận hàng từ 1-2 tuần hoặc hơn tùy theo đơn hàng trong nước hay quốc tế. Nếu có bất kỳ vấn đề nào ảnh hưởng đến tiến độ, hãy xem xét các giải pháp thay thế và tìm kiếm các dự án khác. Quá trình này thường được các đơn vị tư vấn chủ động thực hiện

9. Thi công tại văn phòng: 4-8 tuần

Một trong những khác biệt lớn nhất giữa thiết kế, xây dựng và truyền thống là tốc độ xây dựng. Phần xây dựng của quy trình dường như là phần dài nhất của quá trình cải tạo và nó có thể thay đổi nhiều tùy thuộc vào độ phức tạp và kích thước của không gian.

10. Lắp đặt nội thất văn phòng

Đây là giai đoạn mà không gian của bạn thực sự trở thành một văn phòng. Đội ngũ nội thất sẽ liên hệ với đội xây dựng để ước tính thời điểm tòa nhà sẵn sàng để lắp đặt nội thất. Sau đó, họ sẽ thảo luận với nhà cung cấp nội thất để lên kế hoạch giao hàng tận nơi trước khi lắp đặt.

11. Hoàn thiện văn phòng

Tùy thuộc vào quy mô của công ty, việc di chuyển đồ đạc từ văn phòng cũ sang nơi làm việc mới cần được thực hiện theo từng giai đoạn để đảm bảo hoạt động kinh doanh vẫn hoạt động mà không bị gián đoạn.

Tại thời điểm này, công nghệ, công cụ truyền thông và hoạt động kinh doanh cần thiết sẽ được đưa vào văn phòng mới.

Mời bạn tham khảo Hướng dẫn đăng ký kinh doanh mới nhất năm 2023

12. Di chuyển từ văn phòng cũ sang văn phòng mới

Thời gian để di chuyển đến một vị trí mới. Bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói.

Trên đây là bảng tiến độ lắp đặt thi công tòa nhà văn phòng cụ thể. Nhìn vào đó, chúng ta sẽ hình dung được các giai đoạn trong quy trình đòi hỏi phải có kế hoạch trước và sau.