Thuê văn phòng ảo là lựa chọn phù hợp cho nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay, giúp tiết kiệm chi phí và hiệu quả thiết thực. Tuy nhiên, cái gì cũng có lợi thế và mặt hạn chế của nó. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn phân tích ưu nhược điểm của văn phòng ảo.
1. Ưu điểm khi thuê văn phòng ảo
Giá thuê văn phòng ảo không tốn kém mang lại nhiều lợi thế lớn cho các doanh nghiệp và cá nhân, chẳng hạn như:
1.1 Giúp tiết kiệm chi phí
Thuê văn phòng ảo có thể tiết kiệm thời gian và chi phí, bao gồm tiền mua đất, xây dựng văn phòng, thuê nguyên tòa nhà để làm văn phòng, mua thiết bị văn phòng… vì nhà cung cấp dịch vụ này thường trang bị đầy đủ thiết bị như: máy in, máy photocopy, camera, wifi, nội thất, điều hòa, điện, nước…
Dễ dàng đặt logo công ty ở những vị trí đắc địa như khu vực văn phòng ảo quận Ba Đình… mà vẫn tiết kiệm được nhiều chi phí.
1.2 Nâng cao nhận thức về thương hiệu và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp
Thuê văn phòng ảo giá rẻ tại khu vực trung tâm thành phố giúp doanh nghiệp lựa chọn địa chỉ tại những vị trí tiềm năng phát triển gần trung tâm thủ đô, giúp doanh nghiệp dễ dàng giao dịch, tạo niềm tin với khách hàng, tăng thu hút khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, dịch vụ cung cấp đặt biển hiệu doanh nghiệp tại các tòa nhà và hiển thị trên các cao ốc văn phòng giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và tăng thêm niềm tin cho doanh nghiệp.
Đồng thời, bên cho thuê thường có đội ngũ lễ tân, thư ký được đào tạo bài bản để tiếp đón, hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng kinh doanh dịch vụ cho thuê.
1.3 Văn phòng ảo xử lý các nhu cầu liên lạc
Hệ thống thông tin trong các văn phòng này thường có khả năng xử lý thư từ, điện thoại,… một cách nhanh chóng, chính xác và linh hoạt. Ngay cả khi doanh nghiệp không phải chi nhiều tiền, điều này giúp doanh nghiệp giao tiếp với các đối tác một cách thuận lợi.
1.4 Xây dựng các mối quan hệ mới
Gặp gỡ các công ty địa phương, chia sẻ ý tưởng và tạo cơ hội kinh doanh mới. Vì mỗi văn phòng như vậy có thể được thuê cho nhiều doanh nghiệp, cả Việt Nam và nước ngoài. Nên văn phòng thường tổ chức các sự kiện xã hội, hội thảo, các sự kiện đặc biệt khác thu hút đầu tư và cơ hội gặp gỡ, trao đổi và hợp tác do văn phòng ảo tạo ra có thể nhiều hơn hơn trong văn phòng thông thường.
1.5 Giảm áp lực về thời gian và chi phí
Dịch vụ giúp doanh nghiệp giảm bớt áp lực về thời gian, chi phí và công sức, giúp chủ doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa nguồn vốn, nhân lực… cho hoạt động kinh doanh.
2. 3 Nhược điểm khi Sử dụng Văn phòng Ảo
Bên cạnh những ưu điểm, có một số nhược điểm nhất định khi sử dụng văn phòng ảo. Chính vì vậy mà nhiều người vẫn còn đắn đo khi sử dụng mô hình cho thuê này. Dưới đây TH OFFICE sẽ chỉ ra 3 điểm còn hạn chế và giải pháp khi sử dụng văn phòng ảo.
2.1 Chi phí phát sinh
Loại văn phòng này giúp tiết kiệm chi phí hơn khi thuê văn phòng truyền thống nhưng chi phí tăng thêm vẫn có thể khiến bạn không hài lòng. Một số chi phí phát sinh khi sử dụng văn phòng ảo do nhà cung cấp bao gồm: điện, nước, wifi, in ấn, gửi xe,… Ngoài ra, một số đơn vị tính theo từng bưu phí đối với sản phẩm gửi đến khách hàng.
Giải pháp: Yêu cầu chuyên viên tư vấn chia sẻ chi tiết về giá cả và dịch vụ. Nếu bạn không đồng ý với các chính sách mà đơn vị này áp dụng, vui lòng tham khảo ý kiến của các nhà cung cấp khác. Lựa chọn TH OFFICE cũng là một gợi ý đáng để bạn cân nhắc. Ở đây, phí dịch vụ đã bao gồm tất cả những thứ trên. Bạn không cần lo lắng về việc phát sinh phí khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo của TH OFFICE.
2.2 Các vấn đề về bảo mật thông tin
Nhiều doanh nghiệp lo lắng về vấn đề bảo mật thông tin khi giao dịch với khách hàng. Vì mặt bằng cho thuê thường là không gian công cộng, được nhiều đơn vị, tổ chức sử dụng và hợp tác. Wifi không đảm bảo và không có tường cách âm cũng là nguy cơ rò rỉ thông tin khi thảo luận với khách hàng.
Giải pháp: Khi chọn văn phòng ảo, hãy tham quan và đánh giá các khu vực làm việc. TH OFFICE tuân thủ các yêu cầu về bảo mật. Khi sử dụng phòng hội nghị, phòng lễ tân thì vách kính cao cấp là vật liệu cách âm tốt nhất. Wifi tăng cường bảo mật, đảm bảo an toàn và giảm thiểu nguy cơ bị đánh cắp dữ liệu.
2.3 Tiện ích không được cung cấp đầy đủ
Mặc dù có nhiều ưu điểm nhưng đôi khi một văn phòng ảo vẫn chưa đủ tiện ích đối với nhu cầu sử dụng của bạn. Ví dụ, bạn muốn dùng trà và cà phê trong buổi tiếp tân, nhưng đơn vị bạn chọn không hỗ trợ. Bạn muốn scan tài liệu trên máy để trình bày với đối tác nhưng văn phòng bạn chọn không có máy scan.
Giải pháp: Bạn có thể xác định nhu cầu bạn cần có trong văn phòng là những gì. Tiếp theo, hãy đặt câu hỏi hoặc tìm kiếm những công ty có thể thực hiện những mong muốn đó. TH OFFICE là nhà cung cấp nhiều tiện ích khác nhau cho văn phòng ảo. Bạn có thể sử dụng dịch vụ với sự hỗ trợ và chăm sóc tốt nhất từ bộ phận chăm sóc khách hàng của chúng tôi.
Trên đây là bài chia sẻ về ưu nhược điểm của văn phòng ảo được TH OFFICE tổng hợp gửi đến quý khách hàng. Rất mong với những chia sẻ trên sẽ giúp các doanh nghiệp lựa chọn được loại văn phòng phù hợp với công ty của mình. Nếu quý khách có nhu cầu tìm kiếm văn phòng, hay thuê văn phòng ảo. Hãy liên hệ với TH OFFICE để nhận được hỗ trợ và ưu đãi lớn nhất nhé.
Hotline: 0911 542 866
Fanpage: https://www.facebook.com/th.office.ht.van.phong.cho.thue.so.1.ha.noi/
