Những năm gần đây, mô hình dịch vụ thuê văn phòng ảo du nhập vào Việt Nam như một giải pháp tốt nhất cho các doanh nghiệp trẻ hiện nay tại Hà Nội và TP.HCM. Loại hình văn phòng truyền thống ngày càng bộc lộ nhiều bất cập khiến cho các doanh nghiệp không còn tin dùng nhiều như trước nữa. Đặc biệt, thuê văn phòng ảo có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 90% chi phí vận hành và tăng năng suất lên gấp 2 lần.
Tuy nhiên, đối với một số người thì thuật ngữ “văn phòng ảo là gì?” vẫn còn rất mới và băn khoăn không biết văn phòng ảo hoạt động như thế nào? Có được đăng ký kinh doanh được hay không. Nên chọn dịch vụ văn phòng ảo nào? Các tiêu chuẩn là gì? Hãy cùng TH OFFICE tìm hiểu nhé!
Xem nhanh
1. Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo là văn phòng đại diện để giao dịch và làm việc cho các doanh nghiệp. Đây là một dạng văn phòng cung cấp địa chỉ kinh doanh, địa chỉ liên hệ và các dịch vụ hỗ trợ khác mà không cần diện tích cụ thể. Do đó, khách thuê có thể làm việc ở bất cứ đâu mà không cần phải đến công ty.
Trên thế giới, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đã có từ lâu nhưng tại Việt Nam, dịch vụ này vẫn còn rất mới mẻ. Khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng không cần vận chuyển đồ đạc, sắp xếp thiết bị văn phòng mà chỉ cần đặt biển tên công ty tại địa điểm thuê.
Danh dách 10+ tòa nhà văn phòng ảo vị trí đẹp tại Hà Nội
2. Văn phòng ảo hoạt động như thế nào?
Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt tại Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp được xác định theo ranh giới đơn vị hành chính, kèm theo số điện thoại, số fax, thư điện tử (nếu có).
Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đều phải có trụ sở chính hợp pháp và được thể hiện trên Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
Văn phòng ảo cho thuê được thiết kế và trang bị đầy đủ các chức năng của trụ sở doanh nghiệp bao gồm: địa điểm giao dịch, bảng hiệu công ty, số điện thoại, số fax, lễ tân, phòng họp và cung cấp một số dịch vụ khác như: giải quyết các thủ tục hành chính cho công ty, báo cáo thuế…
Do đó, về mặt pháp lý, văn phòng ảo vẫn là trụ sở hoặc địa điểm kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trụ sở này sẽ được đăng ký trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Sử dụng văn phòng ảo thực chất có những đặc điểm sau:
- Doanh nghiệp phải thanh toán định kỳ cho bên có dịch vụ thuê văn phòng ảo. Ngoài ra sẽ phát sinh thêm chi phí sử dụng các loại tiện ích khác
- Văn phòng ảo không có không gian làm việc cụ thể.
- Văn phòng ảo sẽ cung cấp cho doanh nghiệp tất cả các dịch vụ liên quan đến việc vận hành và duy trì doanh nghiệp.
- Một số doanh nghiệp chỉ thuê văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh nơi làm việc và hoạt động tại một địa chỉ khác.
- Các doanh nghiệp này thường chỉ có một hoặc hai thành viên.
3. Tính pháp lý của mô hình văn phòng ảo là gì?
3.1 Văn phòng ảo được pháp luật quy định như thế nào?
“Luật doanh nghiệp” định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có địa điểm kinh doanh ổn định và có tài sản đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là đầu mối liên lạc của doanh nghiệp tại Việt Nam. Thôn, xã, khu vực bầu cử, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; điện thoại số, số fax và e-mail, nếu có”.
Hiện pháp luật không có quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở văn phòng. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho sự hoạt động mạnh mẽ của mô hình văn phòng ảo.
3.2 Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo có an toàn không?
Trong những năm vừa qua, do ảnh hưởng của đại dịch bệnh Covid-19 đã ảnh hưởng tiêu cực đến tất cả các doanh nghiệp tại Việt Nam. Có thể thấy, hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp bị đình trệ hoặc không thể tiếp tục hoạt động. Kể từ đó, nền kinh tế Việt Nam đã trải qua những biến động nghiêm trọng. Cho đến nay nó không hoàn toàn ổn định.
Để bảo vệ sức khỏe và sự an toàn của bản thân và gia đình, nhiều nhân viên đã phải nghỉ việc ở nhà. Vì vậy, ngay cả khi doanh nghiệp hoạt động trở lại, vấn đề nhân sự sẽ trở thành bài toán nan giải đối với doanh nghiệp.
Cuối cùng, một lý do có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh là vấn đề tài chính của công ty. Doanh nghiệp nào cũng có nhiều khoản nợ cần chi trả.
Dựa trên tất cả các vấn đề trên, thứ duy nhất có thể cứu doanh nghiệp là dịch vụ Văn phòng ảo. Với giải pháp tiết kiệm chi phí siêu hiệu quả, doanh nghiệp không còn phải lo lắng về tài chính, không lo không đủ cơ sở vật chất mà vẫn tồn tại bền vững trên thị trường.
Ngoài ra còn có một ưu điểm rất phù hợp với thời điểm khó khăn đó là các công ty có thể làm việc tại nhà và quản lý từ xa. Tất cả các thư từ hoặc gói hàng đều được nhân viên lễ tân chuyển đến một cách an toàn và trong tình trạng tốt. Đây là một “văn phòng xanh” cực kỳ an toàn và hiệu quả trong việc quản lý từ xa.
4. Ý kiến chuyên gia về dịch vụ cho thuê văn phòng ảo
Theo Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội quy định doanh nghiệp có trách nhiệm khai báo trung thực địa chỉ trụ sở chính đã đăng ký.
Nguyên nhân là do sở có thể không kiểm tra quy mô, hình dáng trụ sở doanh nghiệp mà vẫn chấp nhận cho phép sử dụng địa chỉ “văn phòng ảo” mà không xác định địa điểm cụ thể. Số lượng trụ sở chính tối đa có thể được đặt.
Quyền Viện trưởng Viện Quản lý kinh tế Trung ương cho rằng, sự xuất hiện của mô hình mới hiện đại đã mang lại giá trị cao cho một xã hội tiên tiến hiện đại. Vì vậy, dù là văn phòng truyền thống hay “văn phòng ảo” thì pháp nhân vẫn là người thật đứng ra đại diện theo pháp luật và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về hoạt động của doanh nghiệp.
Một số chuyên gia luật kinh tế nhận định, vấn đề thuê văn phòng ảo không vi phạm pháp luật Việt Nam. Vì vậy, đối với rủi ro trốn thuế hay sử dụng hóa đơn bán hàng của doanh nghiệp sử dụng mô hình “văn phòng ảo”, cơ quan quản lý phải chứng minh bằng số liệu thực tế.
“Văn phòng ảo” hay “văn phòng thực” không quan trọng bằng hình thức kinh doanh và hoạt động của doanh nghiệp. Vấn đề cốt lõi ở đây là quản lý hành vi kinh doanh của người dân chứ không phải quản lý trụ sở công ty. Tuy nhiên, nếu có một quy định chính thức thì cần thiết, vì để xóa tan sự nghi ngờ từ cơ quan chủ quản.
