Văn phòng ảo là gì? Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại Hà Nội

Mô hình dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đang phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực văn phòng cho thuê. Hiện nay, văn phòng ảo rất được ưu chuộng sử dụng phổ biến bởi các doanh nghiệp nhỏ, công ty khởi nghiệp và các văn phòng chi nhánh, đại diện. Đây được coi là vị cứu tinh của các công ty này trong việc tiết kiệm chi phí, nhân lực và lựa chọn vị trí thuận lợi, gần trung tâm.

Vậy, văn phòng ảo là gì?, lợi ích của loại văn phòng này và quy trình xin giấy phép kinh doanh như thế nào? Bài viết này nhằm cung cấp thông tin cho quý doanh nghiệp muốn tìm hiểu về dịch vụ văn phòng ảo.

1. Văn phòng ảo là gì?

Mặc dù số lượng văn phòng ảo ngày càng tăng nhưng luật hiện hành không định nghĩa cụ thể về loại hình văn phòng này. Trên thực tế, thuật ngữ này được dùng để chỉ một hình thức văn phòng đại diện giao dịch trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng đến văn phòng giao dịch thực tế của doanh nghiệp.

Văn phòng ảo hay còn gọi là “văn phòng 0m2” là một hình thức cho thuê văn phòng đại diện. Văn phòng ảo là nơi các doanh nghiệp, công ty thuê mặt bằng và cung cấp đầy đủ các dịch vụ cơ bản cho công ty.

Đây được coi là nơi trao đổi tài liệu, gặp gỡ với các đối tác công ty, đồng thời được biết đến là nơi đảm bảo các yêu cầu pháp lý của công ty. Có thể hiểu đơn giản văn phòng ảo là hình thức thuê địa điểm giá rẻ để đăng ký kinh doanh nên chi phí thuê văn phòng ảo rất tiết kiệm so với việc thuê cao ốc văn phòng truyền thống.

2. Văn phòng ảo có đặc điểm gì?

Văn phòng ảo cũng là một dạng văn phòng phục vụ nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, loại văn phòng này là không gian chung cho tất cả mọi người thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Bên trong văn phòng cung cấp đầy đủ các công cụ hỗ trợ các thao tác cơ bản của nhân viên văn phòng như máy tính, mạng wifi, máy fax, máy in ...

Khi các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ này, chúng thường được cho thuê toàn bộ và đi kèm với các dịch vụ như:

  • Bên thuê sẽ được sử dụng địa chỉ văn phòng ảo đăng ký giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư và các giấy phép liên quan khác.
  • Người thuê có thể không phải trả bất kỳ khoản phí nào khác như tiền điện, nước, chi phí điều hòa, internet, tiền điện thoại bàn và các dịch vụ đi kèm khác.
  • Miễn phí trà, cà phê, nước lọc khi làm việc tại văn phòng hoặc tiếp đãi khách.
  • Văn phòng chuyên nghiệp hiện đại với không gian thoáng mát, yên tĩnh và sạch sẽ.
  • Bên thuê có thể sử dụng phòng họp được trang bị đầy đủ tiện nghi và phòng khách rộng rãi của bên cho thuê để giao dịch với khách hàng khi có nhu cầu.
  • Bên thuê được trang bị đầy đủ như: bàn ghế, tủ, tài liệu, sách vở, điều hòa, wifi, bình nóng lạnh, điện, nước; số điện thoại di động, số fax riêng để tiện liên lạc.
  • Bên cho thuê có lễ tân chuyên nghiệp hướng dẫn và đưa đón khách.
  •  Bên cho thuê có thể cung cấp đội ngũ dịch thuật chuyên nghiệp (tiếng Anh, tiếng Nhật, tiếng Hàn, v.v.) để phục vụ bên thuê.

3. Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo mang lại lợi ích gì?

Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo chuyên nghiệp, khách hàng không phải di chuyển đồ đạc, thiết bị mà chỉ cần đặt bảng hiệu của doanh nghiệp mình tại đó. Khi công ty có nhu cầu giao dịch, họ có thể thuê văn phòng có thời hạn với chi phí thấp, tận dụng được thời gian của công ty.

Doanh nghiệp không nhất thiết phải có nhân viên tại văn phòng. Bộ phận nhân sự của nhà cung cấp văn phòng ảo sẽ đóng vai trò là lễ tân hoặc thư ký của công ty để trả lời các cuộc điện thoại và các tài liệu liên quan. Tất cả thông tin này sau đó được gửi đến công ty thuê văn phòng.

Chi phí cho một văn phòng ảo thường thấp hơn nhiều so với chi phí thành lập một văn phòng thông thường, giúp các công ty tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng, điện, nước, an ninh, nhân sự và các chi phí khác.

4. Đối tượng thuê Văn phòng ảo là ai?

Những người thường xuyên thuê văn phòng ảo giá rẻ bao gồm:

  • Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa nhân sự và tận dụng các nguồn lực và tài nguyên sẵn có.
  • Các doanh nghiệp khởi nghiệp hoặc cá nhân chuẩn bị thành lập doanh nghiệp.
  • Các cá nhân, tổ chức cần thông tin địa chỉ tốt để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp ở những vị trí đắc địa, thuận lợi.
  • Các doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng thị trường kinh doanh.
  • Các nhóm hoặc cá nhân, dịch giả tự do thực hiện các dự án của riêng họ và tham gia vào công việc tự do.
  • Các tập đoàn đa quốc gia đang phát triển và thâm nhập thị trường mới cần có đủ không gian cho một số lượng nhỏ nhân viên làm việc.

5. Ưu điểm dịch vụ cho thuê văn phòng ảo

Cho thuê văn phòng ảo giá rẻ mang lại nhiều ưu điểm to lớn cho các doanh nghiệp và cá nhân như:

5.1 Giúp tiết kiệm chi phí

Thuê văn phòng ảo có thể tiết kiệm thời gian và chi phí, bao gồm mua đất, xây văn phòng, thuê toàn bộ tòa nhà để xây văn phòng, mua thiết bị văn phòng.... Vì nhà cung cấp dịch vụ này thường có đầy đủ thiết bị (máy in, máy photocopy, camera , wifi, bàn ghế, máy lạnh, điện, nước, ...).

Dễ dàng đặt logo công ty ở những vị trí đắc địa, chẳng hạn như đặt văn phòng tại Quận Ba Đình... mà vẫn tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

5.2 Nâng cao độ nhận diện thương hiệu và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp

Thuê văn phòng ảo giá rẻ tại trung tâm thành phố giúp doanh nghiệp lựa chọn được địa chỉ tại vị trí có tiềm năng phát triển gần trung tâm thủ đô, giúp doanh nghiệp dễ dàng giao dịch, tạo dựng niềm tin cho khách hàng, thu hút khách hàng tiềm năng. Ngoài ra, dịch vụ còn cung cấp dịch vụ đặt biển hiệu doanh nghiệp tại các tòa nhà và thể hiện trên bảng điện giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và tăng thêm sự tin tưởng trong kinh doanh.

Đồng thời, bên cho thuê thường có đội ngũ lễ tân, thư ký được đào tạo bài bản để tiếp đón, hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng kinh doanh dịch vụ cho thuê.

5.3 Văn phòng ảo xử lý các nhu cầu liên lạc

Hệ thống thông tin trong các văn phòng này thường có khả năng xử lý thư từ, điện thoại,… một cách nhanh chóng, chính xác và linh hoạt. Ngay cả khi doanh nghiệp không phải chi nhiều tiền, điều này giúp doanh nghiệp giao tiếp với các đối tác một cách thuận lợi.

5.4  Xây dựng các mối quan hệ mới

Gặp gỡ các công ty địa phương, chia sẻ ý tưởng và tạo cơ hội kinh doanh mới. Vì mỗi văn phòng như vậy có thể được thuê cho nhiều doanh nghiệp, cả Việt Nam và nước ngoài. Nên văn phòng thường tổ chức các sự kiện xã hội, hội thảo, các sự kiện đặc biệt khác thu hút đầu tư và cơ hội gặp gỡ, trao đổi và hợp tác do văn phòng ảo tạo ra có thể nhiều hơn hơn trong văn phòng thông thường.

5.5 Giảm áp lực về thời gian và chi phí

Dịch vụ giúp doanh nghiệp giảm bớt áp lực về thời gian, chi phí và công sức, giúp chủ doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa nguồn vốn, nhân lực… cho hoạt động kinh doanh.

>> Xem thêm: Tòa nhà văn phòng cho thuê truyền thống tại Hà Nội

6. Thuê văn phòng ảo tại Hà Nội giá bao nhiêu?

Hiện giá thuê văn phòng ảo tại một số tòa nhà ở Hà Nội hiện đang ở mức giá từ 400.000 - 600.000 / tháng đối với khách hàng cá nhân.
Ở một số nơi, giá thuê đã bao gồm phí gửi xe và một số khoản phụ phí khác, thực chất đây là một ưu đãi rất tốt cho khách hàng. Do mật độ cho thuê cao nên dự kiến trong tương lai sẽ có nhiều đơn vị đầu tư vào dịch vụ cho thuê văn phòng này, giá văn phòng ảo tại Hà Nội cũng sẽ có nhiều biến động, có nhiều sự phân bổ khác nhau. Phân khúc thị trường để khách hàng lựa chọn.

7. Văn phòng ảo có phạm pháp không?

7.1 Quy định pháp lý

Mặc dù, trong luật doanh nghiệp của Việt Nam chưa xuất hiện thuật ngữ “văn phòng ảo” nhưng đã có quy định rõ ràng đối với các văn phòng giao dịch:

  • Phải có địa chỉ giao dịch đầy đủ và phải đặt tại Việt Nam.
  • Phải có đầy đủ thông tin về công ty: địa chỉ ở đâu, số nhà, tên đường, phường, bang / thành phố ..., và số điện thoại, cơ sở phân phối (nếu có).

Do đó, việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo giá rẻ làm trụ sở công ty hiện nay hoàn toàn phù hợp với luật doanh nghiệp của Việt Nam. Không có cơ chế để giải quyết vấn đề này. Doanh nghiệp cũng không gặp khó khăn gì trong việc thành lập và vận hành.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải trung thực khi báo cáo thông tin doanh nghiệp với Sở Kế hoạch và Đầu tư.

7.2 Lời khuyên của chuyên gia về dịch vụ văn phòng ảo cho thuê

Loại hình cho thuê văn phòng ảo chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí thuê văn phòng và giúp tiếp cận khách hàng tiềm năng mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên, có nhiều ý kiến ​​xoay quanh vấn đề việc sử dụng dịch vụ văn phòng. Một số ý kiến ​​cho rằng việc sử dụng loại hình văn phòng này rất dễ khiến các công ty trốn thuế.

Theo ý kiến ​​của các chuyên gia về dịch vụ này, cả văn phòng ảo và thực đều có mục đích riêng và được giám sát. Việc có làm trái pháp luật hay không không phụ thuộc vào việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo. Nó phụ thuộc vào người điều hành và giám sát doanh nghiệp. Bởi trước đây, khi mô hình văn phòng này chưa ra đời, tình trạng này vẫn tồn tại.

Vấn đề cốt lõi ở đây là nên quản lý con người chứ không phải trụ sở và công sở. Vì doanh nghiệp nào cũng có người đại diện, người phụ trách. Chính những người này sẽ chịu trách nhiệm duy nhất trong việc điều hành doanh nghiệp.

Xem thêm Video các tòa nhà văn phòng của Hệ thống TH OFFICE tại đây!

8. Kinh nghiệm cho thuê Văn Phòng Ảo tại Hà Nội

Để không lãng phí tiền bạc khi thuê mô hình văn phòng như vậy. Dưới đây là một số điều cần ghi nhớ:

8.1 Tìm hiểu đối tác cho thuê văn phòng là ai

Đầu tiên, khi quyết định thuê văn phòng ảo chuyên nghiệp, bạn nên hiểu đối tác cho thuê là ai. Ngày nay, với sự phát triển của Internet, việc tìm kiếm thông tin về các dịch vụ mà bạn định sử dụng đã không còn khó khăn nữa. Vì vậy, lời khuyên cho bạn là nên tham khảo và tìm kiếm thông tin về đối tác một cách cẩn thận để tránh bị bất ngờ.

Ngoài ra, bạn cần đối tác cho thuê đưa ra hợp đồng thuê rõ ràng: địa chỉ thuê, giá thuê, các tiện ích cho phép đối với văn phòng, v.v.

8.2 Nội dung hợp đồng thuê phải rõ ràng

Việc soạn thảo hợp đồng thuê văn phòng ảo cần chi tiết, rõ ràng và không mập mờ. Có ít nhất các thông tin sau:

  • Thông tin cơ bản về Bên thuê và Bên cho thuê
  • Thời hạn hợp đồng là bao lâu?
  • Giá thuê văn phòng là bao nhiêu?
  • Thông tin về địa chỉ văn phòng
  • Điều khoản chấm dứt hợp đồng.

8.3 Đến trực tiếp xem văn phòng

Bạn nên đến địa điểm xem văn phòng cho thuê có đúng như mô tả hay không. Vị trí và địa chỉ được đề cập trong hợp đồng là chính xác hay không? Cơ sở vật chất có ổn không?

9. Những lưu ý khi thuê văn phòng ảo

9.1 Vị trí văn phòng ảo

Đừng chọn văn phòng trong hẻm nhỏ, khó tìm. Tuy chi phí thấp hơn một chút nhưng sẽ khiến địa chỉ kinh doanh của bạn khó tìm hơn.

Chọn một địa điểm dễ tìm và có định vị trên Google Maps để giúp khách hàng tìm thấy doanh nghiệp của bạn dễ dàng hơn.

Nếu công ty của bạn kinh doanh du lịch, bất động sản, dịch vụ thì sẽ rất tuyệt nếu bạn có một văn phòng tại trung tâm thành phố.

9.2 Tính hợp pháp của tòa nhà cho thuê văn phòng ảo

Khi muốn chọn tòa nhà nào để đặt văn phòng ảo, bạn phải tìm hiểu thật rõ ràng về tính pháp lý của tòa nhà đó. Vui lòng đến trực tiếp tòa nhà để trao đổi sâu hơn về vấn đề này với nhân viên. Bởi nếu chọn phải tòa nhà có vấn đề về pháp lý không rõ ràng sẽ khiến việc kinh doanh của bạn gặp nhiều khó khăn.

Vì vậy việc kiểm tra xem tòa nhà có đủ điều kiện để làm văn phòng hay không bằng các hợp đồng mẫu là rất quan trọng.

9.3 Bảng giá Dịch vụ cho thuê Văn phòng ảo

Bạn hãy liên hệ trực tiếp với TH OFFICE để được nhận bảng giá dịch vụ cho thuê văn phòng ảo chuyên nghiệp giá rẻ chi tiết và tư vấn miễn phí nhé. Hãy cân nhắc và so sánh khi đưa ra lựa chọn cuối cùng của bạn. Xem liệu bạn có nhận được giá trị xứng đáng với tiền bạc mình bỏ ra hay không.

TH OFFICE thường có những ưu đãi đặc biệt. Vì vậy hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được giá tốt nhất.

9.4 Tham khảo các điều khoản hợp đồng

Các điều khoản hợp đồng chính ràng buộc cả bên cho thuê và bên thuê. Các vấn đề như thời hạn thuê, giá cả, ... phải được thương lượng cho phù hợp.

Xem lại chính sách dịch vụ đi kèm để làm rõ vấn đề này để doanh nghiệp không bỏ sót bất kỳ tiện ích nào và hoạt động hiệu quả hơn.

Chú ý các quy định khi hủy hợp đồng và thanh lý hợp đồng.

Xem xét kỹ những cam kết nên làm và không nên làm của cả hai bên.

9.5 Thời hạn thuê văn phòng ảo

Đây cũng là điều bạn cần lưu ý khi thuê văn phòng. Thông thường, thời gian thuê văn phòng ảo từ 6 tháng đến vài năm. Nhưng bạn nên ký 12 tháng cho mỗi hợp đồng. Vì đây là thời điểm hoàn hảo để bạn nâng cấp văn phòng hoặc chuyển sang loại hình khác.

Tuy nhiên, bạn cần xác định rõ mục tiêu dài hạn cho doanh nghiệp của mình. Hạn chế thay đổi địa chỉ công ty thường xuyên. Điều đó sẽ rất tốn kém.

Đây là 5 điểm cần lưu ý khi thuê văn phòng ảo. Tốt nhất bạn nên chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đáng tin cậy để giao phó công việc kinh doanh của mình. Bằng cách này, doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển nhanh chóng với chi phí tối ưu.

10. Phần kết

Ở nước ngoài, hình thức văn phòng ảo rất phổ biến và được ưa chuộng. Nó mang lại lợi ích thực sự và giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí vốn ban đầu. Nếu bạn còn thắc mắc về văn phòng ảo là gì, hãy liên hệ với TH OFFICE.

Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu thuê văn phòng ảo chuyên nghiệp giá rẻ, hãy liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn một không gian làm việc chuyên nghiệp, trang nhã với mức giá hấp dẫn và nhiều ưu đãi nhất.

Hotline: 0911 542 866

Fanpage: https://www.facebook.com/th.office.ht.van.phong.cho.thue.so.1.ha.noi/ để được tư vấn trực tiếp và miễn phí.

Mở rộng

Ngõ 123 Nguyễn Chí Thanh, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa

Tòa nhà cho thuê văn phòng nguyên căn tại 123 Nguyễn Chí Thanh cho thuê văn phòng Quận Đống Đa

170,000 VNĐ/m²

130,000,000 VNĐ/Tháng

30 70 140 m²

Giá cập nhật ngày 25/09/2022

Ngõ 239 đường Cầu Giấy, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy

Tòa nhà Cho thuê sàn văn phòng tại 239 đường Cầu Giấy cho thuê văn phòng Quận Cầu Giấy

9,000,000 VNĐ/m²

180,000 VNĐ/Tháng

50 100 150 m²

Giá cập nhật ngày 19/09/2022

40 Ngụy Như Kon Tum, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân

Tòa nhà Cho thuê sàn văn phòng tại ngõ 40 Ngụy Như Kon Tum cho thuê văn phòng Quận Thanh Xuân

180,000 VNĐ/m²

18,000,000 VNĐ/Tháng

100 m²

Giá cập nhật ngày 14/09/2022

77 Khuất Duy Tiến, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân

Tòa nhà Cho thuê sàn văn phòng tại 77 Khuất Duy Tiến cho thuê văn phòng Quận Thanh Xuân

175,000 VNĐ/m²

26,000,000 VNĐ/Tháng

150 m²

Giá cập nhật ngày 13/09/2022

215 Khúc Thừa Dụ, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy

Tòa nhà Cho thuê sàn văn phòng tại 215 Khúc Thừa Dụ cho thuê văn phòng Quận Cầu Giấy

200,000 VNĐ/m²

30,000,000 VNĐ/Tháng

150 m²

Giá cập nhật ngày 08/09/2022

Số 3 Ngõ 3 phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy

Tòa nhà TH OFFICE TOWER 33 – Số 3, ngõ 3 Duy Tân cho thuê văn phòng Quận Cầu Giấy

200,000 VNĐ/m²

12,000,000 VNĐ/Tháng

60 100 300 500 1000 m²

Giá cập nhật ngày 08/04

Số 14/76 phố Duy Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy

Tòa nhà TH OFFICE TOWER – 14/76 Duy Tân cho thuê văn phòng Quận Cầu Giấy

160,000 VNĐ/m²

9,600,000 VNĐ/Tháng

60 100 200 m²

Giá cập nhật ngày 07/02/2022

Số 19 Dịch Vọng Hậu, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy

Tòa nhà TH OFFICE TOWER – 19 Dịch Vọng Hậu cho thuê văn phòng Quận Cầu Giấy

200 VNĐ - 170,000 VNĐ/m²

12,750,000 VNĐ/Tháng

75 145 220 m²

Giá cập nhật ngày 03/01/2022

Số 17 Lê Văn Lương, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân

Tòa nhà TH OFFICE TOWER 35 – Số 17 Lê Văn Lương cho thuê văn phòng Quận Thanh Xuân

181,000 VNĐ/m²

19,910,000 VNĐ/Tháng

110 220 m²

Giá cập nhật ngày 24/12/2021

Số 47 Đặng Tiến Đông, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa

Số 118 Nguyễn Ngọc Nại, Phường Khương Mai, Quận Thanh Xuân

Tòa nhà TH OFFICE TOWER 28 – 118 Nguyễn Ngọc Nại cho thuê văn phòng Quận Thanh Xuân

145,000 VNĐ/m²

15,900,000 VNĐ/Tháng

110 220 m²

Giá cập nhật ngày 16/11/2021

Số 105 đường Nguyễn Xiển, Phường Hạ Đình, Quận Thanh Xuân

Tòa nhà TH OFFICE TOWER 26 – 105 Đường Nguyễn Xiển cho thuê văn phòng Quận Thanh Xuân

166,000 VNĐ/m²

5,800,000 VNĐ/Tháng

35 60 100 m²

Giá cập nhật ngày 10/11/2021

Tìm kiếm văn phòng phù hợp với doanh nghiệp của bạn!

Hãy để chúng tôi giúp bạn tìm kiếm văn phòng phù hợp với doanh nghiệp nhiều tiêu chí đánh giá như khu vực, loại văn phòng, mức giá.

Hotline: 0911 542 866

Email: thland.vn@gmail.com