Văn phòng đại diện là một đơn vị trực thuộc quản lý của doanh nghiệp nhất định, được giao trách nhiệm đại diện theo ủy quyền để bảo vệ và đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện được cấp quyền sử dụng con dấu và tài khoản riêng. Tuy nhiên, không có chức năng thực hiện các hoạt động kinh doanh. Do vậy, văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài. Vậy hồ sơ và thủ tục thành lập văn phòng đại diện sẽ như thế nào? TH OFFICE sẽ giải đáp trong bài viết này nhé.
Xem nhanh
1. Điều kiện để thành lập và chức năng nhiệm vụ của văn phòng đại diện
Để thành lập văn phòng đại diện thì bạn phải có doanh nghiệp riêng. Vì vậy, hồ sơ, thủ tục thành lập công ty và văn phòng đại diện không thể hoàn thành cùng một lúc.
Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên công ty, kèm theo dòng chữ “Văn phòng đại diện”…
Người phụ trách văn phòng đại diện chỉ được ký hợp đồng, đóng dấu văn phòng đại diện đối với những vấn đề phục vụ hoạt động kinh doanh của văn phòng đại diện như ký kết hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng lao động, hợp tác với nhân viên văn phòng, bán hàng, vân vân. Văn phòng phẩm…
Người phụ trách văn phòng đại diện không được ký các hợp đồng phát sinh từ hoạt động kinh doanh. Không giống như trụ sở chính của doanh nghiệp, các hoạt động kinh doanh vẫn có thể diễn ra tại địa điểm kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện công ty không được là tòa nhà tập thể, chung cư (tương tự như trụ sở chính của công ty).
Mặc dù văn phòng đại diện không cần phải làm thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện sang khu vực khác thì vẫn phải xác nhận nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế ban đầu. Vì vậy, khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chú ý lựa chọn địa chỉ phù hợp và tránh thay đổi địa chỉ. Khác với trụ sở chính, khi công ty thay đổi địa chỉ kinh doanh, công ty không cần phải đến cơ quan thuế để xác nhận nghĩa vụ thuế.
2. Hồ sơ cần thiết để thành lập văn phòng đại diện
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện.
- Biên bản họp thành lập văn phòng đại diện (công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên).
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện trong trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện không phải là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên hoặc chủ sở hữu công ty.
- 01 Bản sao công chứng Căn cước công dân (CCCD)/Hộ chiếu còn hiệu lực của người phụ trách văn phòng đại diện.
- Thư giới thiệu hoặc giấy ủy quyền của người nộp đơn.
- 01 Bản sao có công chứng căn cước công dân/hộ chiếu còn hiệu lực của người đề nghị.
3. Thủ tục để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty Việt Nam và công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
- 01 CCCD có công chứng của người phụ trách văn phòng đại diện
- Thông tin tên cơ quan đại diện, trụ sở văn phòng, số điện thoại.
- 01 Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.
Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và ký hồ sơ
- Sau khi nhận được các thông tin như: tên, trụ sở văn phòng đại diện, số điện thoại, CCCD công chứng chuyển cho công ty Luật sẽ chuẩn bị hồ sơ.
- Hồ sơ được hoàn thiện trong vòng 01 ngày và bàn giao lại cho công ty ký.
Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và công bố thành lập
- Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh (phòng đăng ký kinh doanh) cấp tỉnh, thành phố nơi đặt văn phòng đại diện.
- Nộp phí công bố thông tin văn phòng đại diện trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
Bước 4: Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh văn phòng đại diện
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh văn phòng đại diện cho doanh nghiệp trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Bước 5: Khắc dấu văn phòng đại diện
- Để thuận tiện cho việc ký kết các văn bản phục vụ hoạt động kinh doanh của văn phòng đại diện, cần khắc dấu của văn phòng đại diện.
> Tham khảo bài viết: Những thủ tục pháp lý khi thuê văn phòng
4. Một số điều cần lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Về thời hạn hoàn thành thủ tục thành lập
Doanh nghiệp phải ra thông báo thành lập văn phòng đại diện cho cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định thành lập văn phòng đại diện.
Giấy phép Văn phòng đại diện Quy định về Thuế
Theo Nghị định số 139/2016/ND-CP của Chính phủ có hiệu lực từ ngày 1/1/2017 quy định về lệ phí môn bài, văn phòng đại diện hoạt động sản xuất, kinh doanh phải kê khai, nộp lệ phí môn bài với mức 1.000 đồng/năm, 000 đồng Thuế.
Tuy nhiên, theo văn bản chấp thuận số 658/TCT-CS của tổng cục thuế thì văn phòng đại diện không sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.
Theo quy định của pháp luật, văn phòng đại diện không được phép tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh nên văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài.
Thuế thu nhập cá nhân văn phòng đại diện
Theo Điều 24 Thông tư số 111/2013/TT-BTC, Văn phòng đại diện có trách nhiệm nộp thuế từ tiền lương, tiền công của nhân viên Văn phòng đại diện.
Đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động của tổ chức đại diện
Văn phòng đại diện có thể đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện hoặc có thể chuyển khoản đóng bảo hiểm xã hội về công ty mẹ cho người lao động.
