Thuê văn phòng là một quyết định quan trọng đối với các doanh nghiệp và công ty, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang mở rộng. Trước khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng, việc hiểu rõ các loại phí dịch vụ liên quan là điều cần thiết để tránh những rủi ro không đáng có về tài chính sau này. Dưới đây là một số loại phí dịch vụ khi thuê văn phòng phổ biến mà bạn nên xem xét.
Xem nhanh
1. Phí dịch vụ, phí quản lý văn phòng là gì?
Phí dịch vụ văn phòng là phí của chủ sở hữu tòa nhà để bảo trì và sửa chữa các hạng mục trong tòa nhà và trong khu vực thương mại nơi bạn làm việc.
Trong hầu hết các trường hợp, phí dịch vụ cho thuê, phí quản lý văn phòng được chủ đầu tư tính dựa trên diện tích sử dụng kinh doanh (tính bằng mét vuông) trong tòa nhà. Đặc biệt:
- Phí quản lý cho tòa nhà văn phòng hạng A vào khoảng 5-7 USD/m2/tháng, bằng khoảng 10% giá thuê tòa nhà văn phòng hạng A.
- Phí quản lý cho tòa nhà văn phòng hạng B vào khoảng 3-5 USD/m2/tháng, bằng khoảng 10% giá thuê của tòa nhà văn phòng hạng B.
- Phí quản lý tòa nhà văn phòng hạng C thường đã bao gồm trong giá thuê. Nếu tính riêng thì phí dịch vụ không quá 10% giá thuê văn phòng.
- Đối với văn phòng trọn gói, phí dịch vụ văn phòng thường đã bao gồm trong phí thuê văn phòng hàng tháng.
2. Các loại phí dịch vụ cơ bản
2.1. Phí Dịch Vụ Chung
Bao gồm các dịch vụ chung được cung cấp bởi quản lý tòa nhà, chẳng hạn như quản lý tòa nhà, dịch vụ bảo vệ và an ninh, vệ sinh và bảo trì chung.
Phí GSC thường được tính theo một tỷ lệ cố định dựa trên diện tích thuê.
2.2. Phí Vận Hành
Bao gồm các chi phí liên quan đến vận hành hàng ngày của tòa nhà, chẳng hạn như tiền điện, nước, hệ thống điều hòa không khí, internet, xử lý chất thải và các chi phí sửa chữa bảo trì. Điều hành phí thường được tính dựa trên một tỷ lệ phần trăm của giá thuê văn phòng.
2.3. Phí Dịch Vụ Tùy Chỉnh
Đây là các dịch vụ tùy chọn mà bạn có thể yêu cầu để tùy chỉnh không gian văn phòng theo nhu cầu của doanh nghiệp, chẳng hạn như dịch vụ tiếp tân, dịch vụ hội nghị và sự kiện, dịch vụ điện thoại và fax, dịch vụ in ấn.
Phí dịch vụ tùy chỉnh thường được tính riêng biệt và phụ thuộc vào tiện ích và mức độ sử dụng của từng dịch vụ.
2.4. Phí Quản Lý
Đây là phí liên quan đến quản lý tổng thể của tòa nhà và các dịch vụ quản lý khác nhau.
Phí quản lý thường được tính dựa trên một tỷ lệ phần trăm của giá thuê văn phòng.
2.5. Phí bảo hiểm
Khoản này dùng để đề phòng những trường hợp bất ngờ (như hỏa hoạn, thiên tai…) có thể xảy ra khi công ty thuê và sử dụng văn phòng.
2.6. Phí dịch vụ ngoài giờ
Nếu văn phòng của bạn có nhân viên làm việc ngoài giờ, chủ đầu tư xây dựng có thể tính phụ phí cho doanh nghiệp của bạn.
Phụ phí này bao gồm tiền điện nước (chủ yếu tăng do tiêu thụ điện điều hòa) và được tính vào phí dịch vụ văn phòng.
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến mức phí dịch vụ khi thuê văn phòng
Các yếu tố ảnh hưởng đến phí dịch vụ thuê văn phòng bao gồm vị trí của văn phòng, tiện ích và trang thiết bị trong văn phòng, cơ sở hạ tầng xung quanh khu vực văn phòng và loại hình văn phòng. Thông qua việc tìm hiểu và so sánh các loại phí dịch vụ này, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định thuê văn phòng phù hợp với nhu cầu và khả năng tài chính của mình.
