Làm thế nào để tránh những rắc rối không mong muốn khi bạn cần tìm mặt bằng văn phòng cho thuê cho doanh nghiệp của mình. TH Office cũng đã tìm hiểu 10 sai lầm cần biết và tránh khi thuê văn phòng để hạn chế tối đa những rắc rối không mong muốn khi thuê và chuyển đến văn phòng mới.
Xem nhanh
- 1 1. Tiêu chí thuê văn phòng không cụ thể
- 2 2. Mong muốn vượt quá khả năng chi trả
- 3 3. Không có kế hoạch tăng trưởng nhân viên
- 4 4. Có phải tiền thuê văn phòng chỉ là một khoản chi phí?
- 5 5. Không dành cho nhân viên sự quan tâm mà họ đáng có
- 6 6. Không dành nhiều thời gian xem xét và đánh giá các tòa nhà và văn phòng
- 7 7. Trình tự đặt cọc
- 8 8. Không đo lại diện tích thuê văn phòng
- 9 9. Thời gian tìm văn phòng quá ngắn
- 10 10. Tìm và chọn đối tác thi công thiết kế muộn
1. Tiêu chí thuê văn phòng không cụ thể
Việc xây dựng bộ tiêu chí chi tiết dựa trên nhu cầu của người sử dụng sẽ giúp tìm kiếm và lựa chọn văn phòng nhanh chóng, tránh những trục trặc trong quá trình sử dụng.
Đồng thời, khả năng chi trả của mỗi doanh nghiệp là có hạn nên chúng ta cần xác định những tiêu chuẩn bắt buộc nào phải đáp ứng để đáp ứng nhu cầu quan trọng nhất của doanh nghiệp. Xem những tiêu chí nào được xem xét, những tiêu chí nào có thể bỏ qua.
2. Mong muốn vượt quá khả năng chi trả
Khi mua hoặc thuê bất động sản, mong muốn vượt quá những gì bạn có thể chi trả, hoặc tâm lý “sống thử” là khá phổ biến. Đối với những người có ngân sách cho thuê là $15 / m2 / tháng thì luôn thấy văn phòng 17-18 $ / m2 / tháng tốt hơn đối với họ. Nhưng sự thật là, một văn phòng $15 / m2 / tháng là hoàn hảo cho những người có ngân sách chỉ $12 / m2 / tháng.
Tư duy này dẫn đến một quá trình cân nhắc và lựa chọn văn phòng lâu dài. Hoặc nguy hiểm hơn, nếu “cố gắng một chút” sẽ tạo ra gánh nặng chi phí lâu dài cho doanh nghiệp.
3. Không có kế hoạch tăng trưởng nhân viên
Chi phí chuyển văn phòng (sửa sang lại nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ, trả lại văn phòng cũ,…) khá tốn kém. Vì vậy, doanh nghiệp cần tính toán diện tích thuê theo kế hoạch tăng giảm nhân sự của công ty trong 3-5 năm.
Một nửa số công ty phải trả tiền bồi thường cho tòa nhà khi chấm dứt hợp đồng sớm là do nhân lực tăng và thiếu không gian làm việc.
>> Xem ngay: Thời điểm thuê văn phòng tốt nhất trong năm là khi nào?
4. Có phải tiền thuê văn phòng chỉ là một khoản chi phí?
Đúng, tiền thuê văn phòng là một khoản phí mà một doanh nghiệp trả cho các tiện nghi mà một tòa nhà phục vụ, nhưng nó không đủ. Tiền thuê văn phòng còn là khoản đầu tư mang lại nhiều giá trị khác:
Hình ảnh và thương hiệu doanh nghiệp;
Hiệu suất công việc của nhân viên;
Thu hút nhân tài và xây dựng sự gắn bó lâu dài của nhân viên.
5. Không dành cho nhân viên sự quan tâm mà họ đáng có
Khi thuê một văn phòng mới, những lo lắng về hồ sơ đối tác, chi phí và sự thuận tiện là những tiêu chí tự nhiên cần xem xét. Nhưng nhiều doanh nghiệp không quan tâm đầy đủ đến nhu cầu của nhân viên. Là người trực tiếp tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp.
Để thu hút nhân tài, xây dựng mối quan hệ gắn bó lâu dài và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên văn phòng, cần đặt ra và giải quyết những câu hỏi sau.
- Quãng đường đi làm từ nhà đến cơ quan có quá dài đối với hầu hết nhân viên không?
- Không gian làm việc có thoải mái và hiệu suất công việc cao không? Cụ thể như: chỗ ngồi có đủ rộng, có bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn không, có khách ra vào không, có hệ thống tủ tài liệu không, v.v.
- Phòng của bạn có thuận tiện cho việc liên lạc công việc nội bộ không?
- CBCNV ăn trưa ở đâu, chất lượng và giá cả như thế nào?
6. Không dành nhiều thời gian xem xét và đánh giá các tòa nhà và văn phòng
Một số doanh nghiệp chỉ cần “xem” văn phòng và đưa ra quyết định. Thông thường, họ dành 20-30 phút để xem xét từng tòa nhà, xem xét các khu vực cho thuê, nói chuyện với quản lý, chụp một vài bức ảnh và không ghi chú. Nếu bạn muốn, hãy chuyển sang giai đoạn đàm phán và ký kết hợp đồng.
Phương pháp này nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro.
Để hiểu hết những ưu nhược điểm của tòa nhà và diện tích thuê, chúng ta nên:
- Thiết lập bộ tiêu chí đánh giá theo nhu cầu sử dụng
- Dành đủ thời gian để xem xét và đánh giá.
- Tham khảo ý kiến của người biết về tòa nhà (khách hàng cũ, đại lý bất động sản của bạn).
- Lập bảng so sánh giữa các tòa nhà.
7. Trình tự đặt cọc
Quy trình đàm phán thuê văn phòng thông thường bao gồm hai bước:
(i) Ký hợp đồng thuê văn phòng và chuyển khoản tiền đặt cọc tương đương với một tháng tiền thuê;
(ii) Ký hợp đồng và gửi khoản tiền đặt cọc tương đương với 02 tháng tiền thuê.
Báo giá cho thuê thường không bao gồm tất cả các vấn đề liên quan đến chi phí của khách hàng.
Vì vậy, chủ sở hữu được yêu cầu gửi bản thảo hợp đồng và thương lượng tất cả các vấn đề liên quan đến chi phí trước.
>> Xem ngay: 10 Tiện ích và dịch vụ cần quan tâm trước khi thuê văn phòng
8. Không đo lại diện tích thuê văn phòng
Diện tích của một văn phòng cho thuê không phải lúc nào cũng chính xác, vì vậy việc đo đạc diện tích là điều bắt buộc. Sự chênh lệch về diện tích trong chi phí cộng dồn hàng tháng không lớn, nhưng trong toàn bộ thời hạn hợp đồng 3-5 năm, đó là một con số lớn.
9. Thời gian tìm văn phòng quá ngắn
Trừ những trường hợp bất khả kháng, thời điểm tốt nhất để nghiên cứu thị trường và chọn tòa nhà là trước thời điểm thuê từ 4 – 6 tháng.
Nếu thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn, sẽ không đủ thời gian để thương lượng giá cả, văn phòng không phù hợp với mục đích sử dụng và tăng chi phí thiết kế kiến trúc, mua sắm nội thất,…. các dự án khác. có liên quan.
10. Tìm và chọn đối tác thi công thiết kế muộn
Nếu bạn tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất từ sớm, bạn sẽ có nhiều thời gian để chọn được một công ty đảm bảo chất lượng và giá thành.
Đồng thời, nhiều công ty thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng hỗ trợ miễn phí trong việc bố trí mặt bằng, dự toán chi phí đầu tư, v.v. Đây là 2 tiêu chí quan trọng khi bạn quyết định thuê một văn phòng cụ thể.
Trên đây là bài viết được thực hiện bởi đội ngũ chuyên gia của TH OFFICE từ kinh nghiệm thực tế của mình, chúng tôi hi vọng sẽ giúp được quý khách tránh được những sai lầm không mong muốn khi trọn thuê văn phòng.
Xin mời quý khách liên hệ Hotline: 0911 542 866 để được chúng tôi tư vấn hỗ trợ chi tiết hơn nhé.
Xem thêm các tòa nhà văn phòng cho thuê tại thủ đô Hà Nội tại link sau: https://vanphongre.com.vn/cho-thue-van-phong-ha-noi/
- Công Ty Cổ Phần Đầu Tư TH Land Việt Nam
- Địa chỉ: TH OFFICE TOWER 08 – Số 27-29 Ngõ 90 đường Khuất Duy Tiến, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội.
- Hotline: 0911 542 866 (Zalo)
- Website: https://vanphongre.com.vn/
