Mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo chuẩn và chính xác là hồ sơ và cơ sở thanh toán quan trọng để xác nhận chi phí thuê văn phòng. Hợp đồng đảm bảo quyền và nghĩa vụ của bên thuê và bên cho thuê. Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:
Xem nhanh
- 1 1. Các loại hợp đồng thuê văn phòng ảo
- 2 2. Hợp đồng thuê văn phòng ảo bao gồm những gì?
- 3 3. Cách xây dựng mẫu hợp đồng văn phòng ảo
- 4 4. Nội dung chi tiết của một hợp đồng thuê văn phòng ảo
- 5 5. Những vấn đề cần lưu ý trong quá trình thực hiện hợp đồng thuê văn phòng ảo
- 6 6. Các điều khoản cụ thể đối với các bên trong hợp đồng thuê văn phòng ảo
- 7 7. Mẫu hợp đồng văn phòng ảo
1. Các loại hợp đồng thuê văn phòng ảo
Hợp đồng là sự cam kết mật thiết giữa hai bên để đi đến một thỏa thuận cuối cùng. Bạn có thể hiểu một cách đơn giản rằng khi chúng ta đi chợ mua thức ăn cũng là một hợp đồng mua bán. Ngay cả một cuộc gọi điện thoại cũng có thể tạo ra một hợp đồng. Hợp đồng bao gồm từ đơn giản và ngắn đến phức tạp và có hàng trăm trang điều khoản.
Do đó, hợp đồng có thể được giao kết dưới nhiều hình thức khác nhau: mua bán, qua điện thoại, qua email… Tuy nhiên, hình thức cho thuê văn phòng ảo chủ yếu là dưới dạng giấy tờ hợp pháp.
2. Hợp đồng thuê văn phòng ảo bao gồm những gì?
Văn phòng ảo là một dịch vụ hợp pháp nhưng cũng có thể tiềm ẩn rủi ro nếu bạn không hiểu rõ các điều khoản trong hợp đồng. Các thủ tục thuê, các dịch vụ khách hàng sử dụng đều được ghi rõ trong hợp đồng.
Hợp đồng thuê văn phòng ảo là văn bản trao đổi giữa bên cho thuê (công ty dịch vụ) và bên thuê (khách hàng). Điều khoản chỉ có giá trị nếu được ký bởi cả hai bên. Theo quy định của pháp luật, trong bản hợp đồng văn phòng ảo cần có các yếu tố sau:
- Hợp đồng bằng giấy, soạn thảo nội dung đã được hai bên thống nhất. Hợp đồng được lập thành hai bản, có chữ ký của hai bên và mỗi bên giữ một bản.
- Biên bản thanh lý hợp đồng dùng trong trường hợp hợp đồng thuê hết thời hạn hoặc hợp đồng trước đó bị đơn phương chấm dứt.
- Phụ lục hợp đồng (nếu có): Đây là tài liệu đi kèm với hợp đồng cho thuê. Tài liệu này có thể tồn tại hoặc không, nhưng nếu có, các chi tiết của hợp đồng sẽ rõ ràng hơn.
- Văn phòng, giấy tờ sở hữu cho các tòa nhà cho thuê hoặc bằng chứng về việc sở hữu hợp pháp. Giấy tờ này dùng để chứng minh tài sản đó thuộc quyền sở hữu của bên cho thuê.
3. Cách xây dựng mẫu hợp đồng văn phòng ảo
Sau quá trình thỏa thuận kỹ lưỡng, hợp đồng thuê văn phòng sẽ được xác lập và ký kết giữa hai bên. Mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo bao gồm đầy đủ các yếu tố đi kèm như:
Các bên chấp nhận và thống nhất để đưa ra quyết định cho thuê văn phòng trên cơ sở hợp lý. Mọi ý kiến, mong muốn được ghi nhận thống nhất giữa các bên liên quan: giá cả, số lượng, chất lượng, phương thức thanh toán…
Năng lực dân sự của bên cho thuê và bên thuê phải đáp ứng theo quy định. Cá nhân có thể hình thành mối quan hệ với cá nhân hoặc tổ chức và ngược lại.
Các điều khoản hợp đồng phải rõ ràng, không mập mờ. Xác định rõ nghĩa vụ và quyền lợi của hai bên. Mọi công việc chuyển giao hàng hóa, vật tư, tiền bạc… chỉ cần thực hiện theo thỏa thuận.
4. Nội dung chi tiết của một hợp đồng thuê văn phòng ảo
Bên thuê và bên cho thuê cần phải ký kết hợp đồng thuê, thông tin của hai bên phải chính xác, rõ ràng, chi tiết thì mới có thể thực hiện giao dịch. Trong hợp đồng thuê chính xác cho một văn phòng ảo, cần bao gồm những thông tin sau:
Cung cấp đầy đủ thông tin về bên cho thuê và bên thuê, bao gồm:
- Họ và tên
- Địa điểm/Trụ sở chính
- Số điện thoại/fax/email
- Mã số thuế/số tài khoản
- Số căn cước công dân/Số CMND/Hộ chiếu
- Người đại diện pháp luật / chức vụ
- Đối tượng văn phòng ảo
- Mục đích thuê văn phòng ảo làm gì (địa chỉ văn phòng, diện tích văn phòng, mục đích sử dụng).
- Chi phí thuê văn phòng
- Thời gian thuê
- Phương thức thanh toán, số tiền đặt cọc và thời hạn thanh toán
- Điều Khoản và Điều Kiện Cho Thuê Văn Phòng
- Khi cho người khác thuê lại (nếu có)
- Quyền và nghĩa vụ của 2 bên trong hợp đồng thuê
- Trách nhiệm của 2 bên nếu vi phạm hợp đồng
- Phương thức giải quyết tranh chấp khi hai bên có vấn đề
5. Những vấn đề cần lưu ý trong quá trình thực hiện hợp đồng thuê văn phòng ảo
Để tối đa hóa lợi ích và đảm bảo không xảy ra các vấn đề bất lợi giữa hai bên sau này, vui lòng nghiên cứu kỹ các điều khoản được đưa ra, cụ thể như sau:
- Thông tin người cho thuê và người sử dụng dịch vụ cho thuê phải chính xác
- Biết chi tiết các gói và hạng mục có trong hợp đồng thuê
- Ghi rõ thời hạn thuê và thời hạn thuê
- Lưu ý các điều khoản khi gia hạn hoặc hủy bỏ hợp đồng
Khách hàng cần lưu ý rằng mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo là một văn bản ràng buộc về mặt pháp lý ràng buộc cả bên cho thuê và bên thuê. Do đó, trước khi ký kết hợp đồng, trước tiên hãy làm rõ các vấn đề liên quan và giải quyết các vấn đề còn vướng mắc, đừng vội đặt bút ký khi chưa hiểu rõ thông tin.
Xem thêm:
6. Các điều khoản cụ thể đối với các bên trong hợp đồng thuê văn phòng ảo
Hợp đồng thuê văn phòng ảo thực chất chỉ là một giao dịch dân sự dưới hình thức hợp đồng thuê văn phòng. Do đó, việc thuê văn phòng ảo cũng giống như thuê văn phòng thông thường – phải đáp ứng các điều kiện của hợp đồng thuê nhằm mục đích thương mại được quy định tại Bộ luật Dân sự 2005.
Cụ thể, điều kiện trong hợp đồng thuê văn phòng theo luật là:
6.1. Đối với bên cho thuê
Theo Điều 10 Khoản 2 Luật BĐS 2014 và Điều 5 Nghị định 76/2015/NĐ-CP, trong thường hợp tổ chức, cá nhân cho thuê mặt bằng làm văn phòng, không phải đăng ký kinh doanh bao gồm:
- Tổ chức, cá nhân thuê trụ sở không phải do đầu tư vào dự án bất động sản để kinh doanh, nếu tổ chức, cá nhân thuê trụ sở để kinh doanh do đầu tư vào dự án bất động sản. Nhưng tổng mức đầu tư của dự án chưa đến 20 tỷ đồng (chưa bao gồm tiền sử dụng đất).
- Tổ chức, cá nhân đầu tư xây dựng nhà ở cho thuê nhưng không cần thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về nhà ở.
- Tổ chức, cá nhân cho thuê bất động sản thuộc sở hữu của mình.
Do đây là hoạt động có quy mô nhỏ, không thường xuyên nên không nhất thiết phải thành lập doanh nghiệp kinh doanh bất động sản nhưng phải kê khai nộp thuế theo quy định pháp luật.
Theo Điều 10 Khoản 1 Luật Kinh Doanh Bất Động Sản 2014, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân thuê văn phòng để thành lập doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Thành lập công ty lĩnh vực bất động sản
- Đăng ký doanh nghiệp ngành bất động sản
- Có vốn đăng ký từ 20 tỷ đồng trở lên.
6.2.Đối với Bên Thuê
Theo quy định pháp luật hiện hành, bên thuê có thể tự do lựa chọn địa điểm, nơi cung cấp dịch vụ văn phòng cho thuê.
Tuy nhiên, trên thực tế, để nâng cao tính pháp lý của hợp đồng thuê văn phòng ảo, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của chính mình và có tính ràng buộc đối với bên cho thuê, bên thuê cần phải công chứng hợp đồng thuê văn phòng của mình.
7. Mẫu hợp đồng văn phòng ảo
Trên đây là toàn bộ mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo được ký kết hợp pháp. Trước khi ký kết hợp đồng, bạn cần kiểm tra lại hợp đồng với các điều khoản trong hợp đồng, có bị xóa bỏ hay có điều khoản nào mập mờ khó hiểu không.
- Công Ty Cổ Phần Đầu Tư TH Land Việt Nam
- Địa chỉ: TH OFFICE TOWER 08 – Số 27-29 Ngõ 90 đường Khuất Duy Tiến, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội.
- Hotline: 0911 542 866 (Zalo)
- Website: https://vanphongre.com.vn/
